Abhängigkeitsbericht nach §§ 312, 313 AktG: Wann Aufstellung und Prüfung Pflicht sind
Der Abhängigkeitsbericht ist keine bloße Formalie. Er dokumentiert die Beziehungen einer abhängigen Aktiengesellschaft zu dem herrschenden Unternehmen und den mit diesem verbundenen Unternehmen. Der Bericht soll insbesondere sicherstellen, dass konzernbedingte Nachteile erkannt, transparent dargestellt und ordnungsgemäß ausgeglichen werden.
Wann ein Abhängigkeitsbericht aufzustellen ist
Nach § 312 Abs. 1 AktG muss der Vorstand einer abhängigen Aktiengesellschaft einen Bericht über die Beziehungen zu verbundenen Unternehmen aufstellen, wenn kein Beherrschungsvertrag besteht.
Eine Abhängigkeit liegt nach § 17 AktG vor, wenn ein anderes Unternehmen unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss ausüben kann. Befindet sich die Gesellschaft im Mehrheitsbesitz eines anderen Unternehmens, wird ihre Abhängigkeit grundsätzlich vermutet.
Die Berichtspflicht entfällt insbesondere, wenn zwischen der abhängigen Gesellschaft und dem herrschenden Unternehmen ein wirksamer Beherrschungsvertrag besteht. Auch bei einem Gewinnabführungsvertrag sind die §§ 312 bis 315 AktG gemäß § 316 AktG grundsätzlich nicht anzuwenden.
Wichtige Frist: Der Bericht ist innerhalb der ersten drei Monate des neuen Geschäftsjahres für das abgelaufene Geschäftsjahr aufzustellen. Bei einem kalendergleichen Geschäftsjahr muss der Abhängigkeitsbericht daher grundsätzlich bis zum 31. März des Folgejahres vorliegen.
Der Abschlussstichtag ist vor allem für den Nachteilsausgleich entscheidend. Ein konzernbedingter Nachteil muss bis zum Ende des Geschäftsjahres tatsächlich ausgeglichen oder durch die Einräumung eines konkreten Rechtsanspruchs auf einen entsprechenden Vorteil kompensiert worden sein.
Welchen Zweck der Abhängigkeitsbericht erfüllt
Der Abhängigkeitsbericht schützt die abhängige Gesellschaft, ihre außenstehenden Aktionäre und ihre Gläubiger vor nachteiligen Einflussnahmen des herrschenden Unternehmens.
Er macht insbesondere transparent:
- welche Rechtsgeschäfte mit verbundenen Unternehmen vorgenommen wurden,
- welche Maßnahmen auf Veranlassung oder im Interesse des herrschenden Unternehmens getroffen oder unterlassen wurden,
- ob Leistung und Gegenleistung angemessen waren,
- ob der Gesellschaft Nachteile entstanden sind,
- wie bestehende Nachteile ausgeglichen wurden.
Der vollständige Abhängigkeitsbericht wird grundsätzlich nicht veröffentlicht. Ist ein Lagebericht aufzustellen, muss jedoch die Schlusserklärung des Vorstands nach § 312 Abs. 3 AktG in den Lagebericht aufgenommen werden.
Wann der Abhängigkeitsbericht geprüft werden muss
§ 313 AktG ergänzt die Berichtspflicht um eine gesetzliche Prüfungspflicht. Muss der Jahresabschluss der abhängigen Aktiengesellschaft durch einen Abschlussprüfer geprüft werden, ist dem Abschlussprüfer gleichzeitig auch der Abhängigkeitsbericht vorzulegen.
Die Prüfung des Abhängigkeitsberichts ist in diesem Fall Bestandteil der gesetzlichen Abschlussprüfung. Sie ist keine gesondert zu beauftragende Zusatzprüfung.
Entscheidend ist die gesetzliche Prüfungspflicht der Gesellschaft. Unterliegt die abhängige Aktiengesellschaft keiner gesetzlichen Abschlussprüfung, etwa weil sie eine kleine Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267 Abs. 1 HGB ist oder wirksam eine Befreiung nach § 264 Abs. 3 HGB in Anspruch nimmt, entfällt grundsätzlich auch die gesetzliche Prüfung nach § 313 AktG.
Wichtig: Die Pflicht zur Aufstellung des Abhängigkeitsberichts nach § 312 AktG bleibt davon unberührt.
Welche Angaben der Abhängigkeitsbericht enthalten muss
Ein vollständiger Abhängigkeitsbericht muss insbesondere folgende Angaben enthalten:
| Pflichtbestandteil | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Aufzählung aller Rechtsgeschäfte mit dem herrschenden Unternehmen oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen | § 312 Abs. 1 Satz 2 AktG |
| Aufzählung aller Rechtsgeschäfte mit Dritten, die auf Veranlassung oder im Interesse des herrschenden oder eines verbundenen Unternehmens vorgenommen wurden | § 312 Abs. 1 Satz 2 AktG |
| Angabe von Leistung und Gegenleistung bei jedem Rechtsgeschäft | § 312 Abs. 1 Satz 3 AktG |
| Aufzählung aller getroffenen oder unterlassenen Maßnahmen auf Veranlassung oder im Interesse des herrschenden oder eines verbundenen Unternehmens | § 312 Abs. 1 Satz 2 AktG |
| Darstellung der Gründe sowie der Vor- und Nachteile jeder Maßnahme | § 312 Abs. 1 Satz 3 AktG |
| Darstellung eines tatsächlich erfolgten oder rechtlich zugesicherten Nachteilsausgleichs | § 312 Abs. 1 Satz 4 AktG |
| Schlusserklärung des Vorstands | § 312 Abs. 3 AktG |
Auch unwesentliche Rechtsgeschäfte und Maßnahmen sind grundsätzlich berichtspflichtig. Wirtschaftlich gleichartige Vorgänge können jedoch sachgerecht zusammengefasst werden, sofern die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit erhalten bleiben.
Was der Abschlussprüfer prüft
Der Abschlussprüfer prüft nach § 313 AktG insbesondere:
- ob die tatsächlichen Angaben des Berichts richtig sind,
- ob die Leistung der Gesellschaft bei den aufgeführten Rechtsgeschäften nicht unangemessen hoch war,
- ob bestehende Nachteile ordnungsgemäß ausgeglichen wurden,
- ob bei den dargestellten Maßnahmen Umstände für eine wesentlich andere Beurteilung als die des Vorstands sprechen,
- ob der Abhängigkeitsbericht vollständig ist.
Über das Ergebnis erteilt der Abschlussprüfer einen gesonderten Bestätigungsvermerk zum Abhängigkeitsbericht. Bestehen Einwendungen oder ist der Bericht unvollständig, muss die Bestätigung eingeschränkt oder versagt werden.
Drei Praxispunkte, die häufig übersehen werden
1. Auch ein Negativbericht ist erforderlich
Wurden im Berichtszeitraum keine berichtspflichtigen Rechtsgeschäfte vorgenommen und keine entsprechenden Maßnahmen getroffen oder unterlassen, entfällt die Aufstellungspflicht nicht. Der Vorstand muss einen sogenannten Negativbericht aufstellen und eine entsprechende Schlusserklärung abgeben.
2. Fortwirkungen früherer Sachverhalte sind zu beachten
Rechtsgeschäfte und Maßnahmen aus früheren Geschäftsjahren müssen nicht allein deshalb erneut aufgeführt werden, weil sie weiterhin bestehen. Führt ihre Durchführung, Änderung oder Abwicklung im aktuellen Geschäftsjahr jedoch zu einem neuen berichtspflichtigen Vorgang, muss dieser in den aktuellen Bericht aufgenommen werden.
Auch fortwirkende Nachteile und deren Ausgleich sind bei der Gesamtbeurteilung und der Schlusserklärung sorgfältig zu berücksichtigen.
3. Die Schlusserklärung gehört in den Lagebericht
Ist die Gesellschaft zur Aufstellung eines Lageberichts verpflichtet, muss die Schlusserklärung des Vorstands auch dort wiedergegeben werden. Der vollständige Abhängigkeitsbericht selbst bleibt hingegen grundsätzlich intern.
Andere Rechtsformen: Prüfung freiwillig vereinbaren
Für abhängige Unternehmen anderer Rechtsformen, insbesondere für eine GmbH, besteht grundsätzlich keine unmittelbare gesetzliche Pflicht zur Aufstellung und Prüfung eines Abhängigkeitsberichts nach §§ 312 und 313 AktG.
Eine entsprechende Berichts- oder Prüfungspflicht kann sich jedoch aus dem Gesellschaftsvertrag, der Satzung, einer Gesellschaftervereinbarung oder einer vertraglichen Beauftragung ergeben.
Soll ein analog zu § 312 AktG aufgestellter Bericht geprüft werden, sollte der Prüfungsgegenstand im Auftragsbestätigungsschreiben eindeutig festgelegt werden. Die Prüfung stellt regelmäßig eine gesonderte Auftragsleistung dar. Der Haftungsrahmen ist deshalb getrennt nach dem konkreten Auftrag, den vereinbarten Auftragsbedingungen und den anwendbaren gesetzlichen Vorschriften zu beurteilen.
| Regelungsbereich | Prüfungspflichtige AG | Andere Rechtsform, zum Beispiel GmbH |
|---|---|---|
| Aufstellungspflicht | Gesetzlich nach § 312 AktG | Gegebenenfalls analog, vertraglich oder aufgrund der Satzung |
| Prüfungspflicht | Zwingend nach § 313 AktG, wenn der Jahresabschluss gesetzlich zu prüfen ist | Freiwillig, vertraglich oder aufgrund der Satzung |
| Charakter der Prüfung | Bestandteil der gesetzlichen Abschlussprüfung | Regelmäßig gesonderte Auftragsprüfung |
| Zuständiger Prüfer | Bestellter Abschlussprüfer | Nach Auftrag und berufsrechtlichen Anforderungen |
| Haftungsrahmen | Gesetzlicher Pflichtprüfungsbereich, insbesondere § 323 HGB | Gesondert nach Auftrag und Auftragsbedingungen zu beurteilen |
Vorbehaltsaufgabe des Wirtschaftsprüfers
Ist die abhängige Aktiengesellschaft prüfungspflichtig, gehört die Prüfung des Abhängigkeitsberichts zwingend zur gesetzlichen Abschlussprüfung. Sie ist damit eine Vorbehaltsaufgabe des Wirtschaftsprüfers und durch den bestellten Abschlussprüfer durchzuführen.
Eine Auslagerung auf einen anderen Prüfer ist nicht möglich. Nach Abschluss der Prüfung befasst sich zudem der Aufsichtsrat nach § 314 AktG mit dem Abhängigkeitsbericht und dem Prüfungsbericht des Abschlussprüfers.
Für den Vorstand bedeutet dies: Der Abhängigkeitsbericht muss vollständig, nachvollziehbar und prüfungssicher aufgestellt werden. Seine Qualität ist eng mit der persönlichen Verantwortung der Vorstandsmitglieder verbunden.
Frühzeitige Vorbereitung schafft Prüfungssicherheit
Unternehmen sollten berichtspflichtige Rechtsgeschäfte und Maßnahmen bereits während des Geschäftsjahres systematisch erfassen. Wer erst nach dem Abschlussstichtag mit der Aufarbeitung beginnt, riskiert Informationslücken, Bewertungsprobleme und verspätete Nachteilsausgleiche.
Unterstützung durch KFK
KFK unterstützt Unternehmen bei der Einordnung ihrer Berichts- und Prüfungspflichten sowie bei der strukturierten Vorbereitung einer prüfungssicheren Dokumentation. Soweit die berufsrechtlichen Unabhängigkeitsanforderungen erfüllt sind, übernehmen wir auch die gesetzliche oder freiwillig vereinbarte Prüfung des Abhängigkeitsberichts.
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