Ge­sell­schaf­ter-Ge­schäfts­füh­rer­ver­trag GmbH: Wor­auf es wirk­lich an­kommt

Ein Vertrag mit besonderer Bedeutung

In vielen GmbHs ist der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter – er führt das Unternehmen operativ und ist gleichzeitig wirtschaftlich daran beteiligt. Diese Doppelrolle macht den Gesellschafter-Geschäftsführervertrag zu einem der wichtigsten Dokumente im Leben einer GmbH.

Denn wer diesen Vertrag zu knapp gestaltet, läuft Gefahr: Das Finanzamt erkennt Vergütungen nicht an, die Sozialversicherung fordert rückwirkend Beiträge nach, oder ein Streit zwischen den Gesellschaftern entbrennt darüber, was dem Geschäftsführer eigentlich zusteht. Umgekehrt kann eine zu großzügige Vertragsgestaltung steuerliche Nachteile in Form einer verdeckten Gewinnausschüttung nach sich ziehen.

Wir bei KFK-Partner begleiten mittelständische und familiengeführte Unternehmen in Freiburg und der Region bei der rechtssicheren und steuerlich optimierten Gestaltung von Geschäftsführerverträgen. Unser interdisziplinäres Team aus Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Rechtsanwälten arbeitet Hand in Hand und bietet eine besondere Stärke in der Region.

Rechtliche Grundlagen

Geschäftsführer und Gesellschafter: zwei Rechtsverhältnisse

Die Stellung des Gesellschafter-Geschäftsführers beruht auf zwei voneinander zu trennenden Rechtsverhältnissen:

Das Organverhältnis regelt die Bestellung zum Geschäftsführer. Es entsteht durch Beschluss der Gesellschafterversammlung und begründet die organschaftliche Stellung nach § 35 GmbHG. Die Bestellung kann jederzeit widerrufen werden (§ 38 GmbHG).

Das Anstellungsverhältnis regelt die vertraglichen Rechte und Pflichten des Geschäftsführers gegenüber der GmbH – also Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen, Wettbewerbsverbote und vieles mehr. Es wird durch den Anstellungsvertrag begründet und besteht unabhängig vom Organverhältnis: Die Abberufung als Geschäftsführer beendet den Anstellungsvertrag nicht automatisch.

Diese Trennung ist wichtig: Wird ein Gesellschafter-Geschäftsführer abberufen, besteht sein Anspruch auf die vertraglich vereinbarte Vergütung fort – bis der Anstellungsvertrag wirksam gekündigt ist.

Anwendbares Recht: Kein Arbeitsrecht für Fremdgeschäftsführer?

Ob auf den Anstellungsvertrag eines Gesellschafter-Geschäftsführers das Arbeitsrecht Anwendung findet, ist eine der häufigsten Fragen in der Praxis. Die Antwort hängt vom Umfang der Gesellschaftsbeteiligung ab:

• Mehrheitsgesellschafter (mehr als 50 % der Stimmrechte): In der Regel kein Arbeitnehmerstatus, da der Geschäftsführer die Gesellschafterversammlung kontrolliert und damit seinen eigenen Weisungen unterliegt. Kündigungsschutzgesetz und allgemeines Arbeitsrecht finden keine Anwendung.
• Minderheitsgesellschafter (50 % oder weniger): Hier kann arbeitsrechtlicher Schutz greifen – insbesondere dann, wenn der Gesellschafter keinen maßgeblichen Einfluss auf die Gesellschafterversammlung hat. Die Abgrenzung ist im Einzelfall zu prüfen.

Für die steuerliche Behandlung ist diese Unterscheidung ebenfalls relevant: Nur bei einem echten Arbeitnehmerverhältnis gelten bestimmte lohnsteuerliche Sonderregelungen.

Zuständigkeit: Wer schließt den Vertrag ab?

Der Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers wird auf Seiten der GmbH nicht vom Geschäftsführer selbst, sondern von der Gesellschafterversammlung geschlossen – er kann den Vertrag nicht mit sich selbst abschließen. Das folgt aus dem Verbot des Insichgeschäfts (§ 181 BGB), das jedoch im Gesellschaftsvertrag abbedungen werden kann.

Wird dieser Grundsatz missachtet, ist der Vertrag schwebend unwirksam und kann zu erheblichen steuerlichen und haftungsrechtlichen Problemen führen.

Hauptaspekte: Was in den Gesellschafter-Geschäftsführervertrag gehört

1. Vergütung: Angemessenheit als zentrales Kriterium

Die Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers ist der steuerlich sensibelste Punkt des gesamten Vertrags. Das Finanzamt prüft, ob die vereinbarte Vergütung dem entspricht, was ein fremder Dritter (also ein nicht an der Gesellschaft beteiligter Geschäftsführer) unter vergleichbaren Bedingungen erhalten würde – der sogenannte Fremdvergleich.

Zu hohe Vergütung: Übersteigt die Vergütung das angemessene Maß, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) nach § 8 Abs. 3 KStG vor. Die überhöhte Vergütung wird steuerlich nicht als Betriebsausgabe anerkannt und dem Gewinn der GmbH hinzugerechnet – mit entsprechend höherer Körperschaft- und Gewerbesteuerbelastung.

Zu niedrige Vergütung: Umgekehrt kann eine zu geringe Vergütung ebenfalls eine vGA auslösen, wenn die Gesellschaft dem Gesellschafter-Geschäftsführer anderweitig geldwerte Vorteile gewährt, die nicht der Vergütungsabrede entsprechen.

Kriterien für die Angemessenheitsprüfung sind unter anderem: Umsatz und Ertragslage der Gesellschaft, Branche, Qualifikation des Geschäftsführers, Verantwortungsumfang, Arbeitszeit und regionale Gehaltsstruktur. Gehaltsvergleichsstudien – etwa von Kienbaum oder BBE – werden von der Finanzverwaltung als Orientierung herangezogen.

Neben dem Festgehalt können weitere Vergütungsbestandteile vereinbart werden:

• Tantieme: Eine erfolgsabhängige Zusatzvergütung, die in einem angemessenen Verhältnis zum Festgehalt stehen sollte. Als Faustformel gilt: Die Tantieme sollte 25 % der Gesamtvergütung nicht übersteigen.
• Dienstwagen: Die private Nutzung ist lohnsteuerlich als geldwerter Vorteil zu erfassen (1-%-Regelung oder Fahrtenbuch).
• Betriebliche Altersversorgung: Pensionszusagen an Gesellschafter-Geschäftsführer sind ein häufig genutztes Gestaltungsinstrument – aber auch ein komplexes. Fehlerhafte Pensionszusagen können ebenfalls als vGA gewertet werden.

2. Pensionszusagen: Chancen und Risiken

Die Pensionszusage ist ein klassisches Instrument der Vergütungsgestaltung für Gesellschafter-Geschäftsführer. Die GmbH verspricht dem Geschäftsführer eine Altersrente – und kann dafür steuerlich wirksame Rückstellungen bilden, die den Gewinn der GmbH mindern.

Klingt attraktiv – ist aber fehleranfällig. Das Finanzamt prüft Pensionszusagen besonders sorgfältig. Häufige Stolperfallen:

• Die Zusage wird zu spät erteilt (Erdienungszeitraum: Mindestens zehn Jahre vor dem vereinbarten Pensionsalter).
• Das Pensionsalter ist zu niedrig angesetzt (unter 62 Jahren wird kritisch gesehen).
• Die zugesagte Leistung ist im Verhältnis zur Gesamtvergütung unverhältnismäßig hoch.
• Es fehlt an einer Probezeit (üblicherweise zwei bis drei Jahre) vor Erteilung der Zusage.

Pensionszusagen sollten daher immer in enger Abstimmung mit dem Steuerberater geplant werden.

3. Arbeitszeit, Urlaub und Vergütungsfortzahlung

Der Gesellschafter-Geschäftsführervertrag sollte klare Regelungen zur Arbeitszeit und zum Urlaub enthalten – auch wenn der Geschäftsführer keinen arbeitsrechtlichen Mindestschutz genießt. Fehlen solche Regelungen, entsteht Streitpotenzial und das Finanzamt könnte die steuerliche Anerkennung der Vergütung in Zweifel ziehen, wenn kein ernsthaft gemeintes Vertragsverhältnis erkennbar ist.

Typische Regelungen:

• Vereinbarung einer wöchentlichen Regelarbeitszeit (z. B. 40 Stunden), auch wenn in der Praxis Abweichungen üblich sind
• Jahresurlaubsanspruch (marktüblich: 25 bis 30 Tage)
• Regelung zur Vergütungsfortzahlung im Krankheitsfall (üblicherweise sechs Monate)

4. Wettbewerbsverbot während und nach der Tätigkeit

Während der aktiven Tätigkeit als Geschäftsführer besteht ein gesetzliches Wettbewerbsverbot aus der Treuepflicht gegenüber der GmbH. Nach dem Ende des Anstellungsverhältnisses gilt dieses Verbot jedoch nicht automatisch fort.

Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot muss ausdrücklich vereinbart werden und ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft:

• Es muss ein berechtigtes geschäftliches Interesse der GmbH bestehen.
• Die Dauer sollte zwei Jahre nicht überschreiten.
• Für Gesellschafter-Geschäftsführer ist – anders als bei Arbeitnehmern – keine Karenzentschädigung zwingend vorgeschrieben. Aus Sicht des Geschäftsführers empfiehlt es sich jedoch, eine solche zu vereinbaren.

5. Kündigungsregelungen und Abfindung

Beim Gesellschafter-Geschäftsführer sind Abberufung und Kündigung des Anstellungsvertrags rechtlich getrennte Vorgänge. Der Anstellungsvertrag sollte daher klare Regelungen zu Kündigungsfristen, Sonderkündigungsrechten und einer möglichen Abfindung enthalten.

Bei Mehrheitsgesellschaftern greift der allgemeine Kündigungsschutz nicht – die Kündigungsfristen richten sich ausschließlich nach dem Vertrag. Fehlen Regelungen, gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen des BGB (§ 621 BGB), die für Dienstverhältnisse gelten.

Eine Abfindungsregelung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll – insbesondere dann, wenn der Geschäftsführer über eine Minderheitsbeteiligung verfügt und im Konfliktfall schutzlos dasteht.

6. Steuerliche Behandlung der Vergütung

Die Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers ist – sofern das Anstellungsverhältnis steuerlich anerkannt ist – Arbeitslohn, der der Lohnsteuer unterliegt. Die GmbH ist verpflichtet, Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen.

Wichtig: Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern (in der Regel ab 50 % Beteiligung) verlangt das Finanzamt, dass Vergütungsansprüche vor der Entstehung des Anspruchs klar und eindeutig vereinbart sind. Nachträgliche Vereinbarungen oder mündliche Absprachen erkennt das Finanzamt grundsätzlich nicht an.

7. Sozialversicherungsrechtliche Einordnung

Die Frage, ob ein Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist, hat erhebliche praktische Konsequenzen. Wer irrtümlich keine Beiträge abführt, dem drohen rückwirkende Nachforderungen der Sozialversicherungsträger – für bis zu vier Jahre, bei Vorsatz bis zu 30 Jahre.

Grundsatz: Ein Gesellschafter-Geschäftsführer ist dann nicht sozialversicherungspflichtig, wenn er aufgrund seiner Gesellschaftsbeteiligung einen maßgeblichen Einfluss auf die Gesellschaft ausüben kann – also Beschlüsse, die seine eigene Tätigkeit betreffen, verhindern oder herbeiführen kann.

Als Faustformel gilt: Bei einer Beteiligung von mehr als 50 % ist in der Regel keine Sozialversicherungspflicht gegeben. Bei einer Beteiligung von 50 % oder weniger kommt es auf die konkreten Regelungen im Gesellschaftsvertrag an – insbesondere auf Sonderrechte oder Sperrminoritäten. Eine verbindliche Klärung kann durch ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung herbeigeführt werden.

Typische Fallkonstellationen mit Lösungsansätzen

Fall 1: Der Alleingesellschafter als Geschäftsführer

Der Gesellschafter hält 100 % der Anteile und führt die GmbH allein. Er schließt den Anstellungsvertrag mit sich selbst ab. Problem: Das Insichgeschäftsverbot nach § 181 BGB ist zu beachten. Lösung: Im Gesellschaftsvertrag sollte § 181 BGB ausdrücklich abbedungen werden. Der Vertrag ist dann durch Gesellschafterbeschluss zu genehmigen und zu dokumentieren – sonst droht steuerliche Nichtanerkennung.

Fall 2: Zwei gleichberechtigte Gesellschafter-Geschäftsführer mit 50:50-Beteiligung

Beide Gesellschafter sind Geschäftsführer mit identischen Beteiligungen. Frage: Sind sie sozialversicherungspflichtig? Antwort: Bei einer 50-%-Beteiligung ist die Antwort nicht eindeutig. Es kommt darauf an, ob einer der Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag über ein Vetorecht oder eine Sperrminorität verfügt, das ihm ermöglicht, Beschlüsse zu verhindern, die seine eigene Tätigkeit betreffen. Ein Statusfeststellungsverfahren ist in diesem Fall dringend empfehlenswert.

Fall 3: Minderheitsgesellschafter wird zum Geschäftsführer bestellt

Ein Gesellschafter mit 25 % Beteiligung übernimmt die Geschäftsführung. Er genießt keinen arbeitsrechtlichen Sonderschutz als Mehrheitsgesellschafter, ist aber sozialversicherungsrechtlich wahrscheinlich abhängig beschäftigt. Lösung: Der Anstellungsvertrag sollte klare Schutzregelungen – Kündigungsfristen, Abfindungsklausel, Wettbewerbsverbot mit Karenzentschädigung – enthalten. Gleichzeitig sind Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.

Fall 4: Pensionszusage soll nachträglich erhöht werden

Die GmbH möchte die bestehende Pensionszusage für den Gesellschafter-Geschäftsführer erhöhen. Problem: Eine Erhöhung kurz vor Renteneintritt ist steuerlich problematisch und kann als vGA gewertet werden – der Erdienungszeitraum muss gewahrt sein. Lösung: Pensionszusagen sollten langfristig geplant und regelmäßig überprüft werden. Anpassungen sind rechtzeitig – und nicht ad hoc – vorzunehmen.

Praktische Tipps

Den Vertrag nicht auf Vorrat aus dem Internet ziehen. Musterklagen für Gesellschafter-Geschäftsführerverträge sind häufig nicht auf die konkrete Situation zugeschnitten. Fehlende oder falsche Klauseln können zu steuerlichen Nachteilen und gesellschaftsrechtlichen Streitigkeiten führen.

Vergütung jährlich überprüfen. Was heute angemessen ist, kann morgen unangemessen sein – etwa wenn der Unternehmensumsatz stark wächst oder sich die Branchengehälter verändern. Eine regelmäßige Anpassung der Vergütung verhindert vGA-Risiken.

Tantiemeregelungen schriftlich und im Voraus vereinbaren. Das Finanzamt erkennt Tantiemen nur an, wenn sie vor Beginn des Wirtschaftsjahres, auf das sie sich beziehen, klar und eindeutig vereinbart wurden. Nachträgliche Beschlüsse werden regelmäßig als vGA behandelt.

Statusfeststellungsverfahren nicht scheuen. Wer Unsicherheit über die Sozialversicherungspflicht hat, sollte ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen. Das schafft Rechtssicherheit und schützt vor rückwirkenden Nachforderungen.

Abberufung und Kündigung koordinieren. Wer einen Gesellschafter-Geschäftsführer abberuft, ohne gleichzeitig den Anstellungsvertrag zu kündigen, zahlt weiter Vergütung – ohne Gegenleistung. Beide Schritte müssen koordiniert erfolgen.

Möchten Sie Ihren Gesellschafter-Geschäftsführervertrag steuerlich sicher und rechtlich durchdacht gestalten? Sprechen Sie uns an – wir begleiten Sie von der ersten Analyse bis zur abgestimmten Vertragsgestaltung.

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