Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung bei Ausfuhrlieferungen

BMF-Schreiben vom 01.07.2025: Steuerbefreiung bei Ausfuhrlieferungen wird praxistauglicher, aber nicht „nachlässiger“

 

Wer Ausfuhrlieferungen steuerfrei nach § 4 Nr. 1 Buchst. a UStG in Anspruch nehmen will, kennt das Grundproblem: In der Praxis scheitert es selten an der tatsächlichen Ausfuhr, sondern an der Dokumentation. Genau hier setzt das BMF-Schreiben vom 01.07.2025 an. Es präzisiert, wann die Steuerbefreiung auch dann greift, wenn einzelne formelle Nachweise nicht in der klassischen Form vorliegen.

Der Kern bleibt unverändert: Steuerfreiheit gibt es nur, wenn die Ausfuhr objektiv zweifelsfrei belegbar ist.

 

Gesetzlicher Ausgangspunkt: Nachweise sind Pflicht

§ 6 UStG definiert die Ausfuhrlieferung. § 6 Abs. 4 UStG macht klar: Die Voraussetzungen müssen vom Unternehmer nachgewiesen sein. Der Nachweis erfolgt nach der UStDV. Praxisübersetzung: Ohne sauberen Nachweis wird eine Ausfuhrlieferung in der Betriebsprüfung schnell zur steuerpflichtigen Inlandsleistung.

 

Zwei Säulen der Nachweisführung: Belegnachweis und Buchnachweis

Für die Steuerbefreiung sind grundsätzlich zwei Nachweise erforderlich:

1. (1) Ausfuhrnachweis als Belegnachweis (§§ 8 bis 12, § 17 UStDV)
   • a. Im Beförderungsfall nach § 9 UStDV
   • b. Im Versendungsfall nach § 10 UStDV
2. (2) Buchnachweis (§ 13 UStDV)

Wichtig ist § 8 UStDV: Aus den Belegen muss die Ausfuhr eindeutig und leicht nachprüfbar hervorgehen. Wenn vor der Ausfuhr eine Bearbeitung oder Verarbeitung durch Beauftragte erfolgt, muss auch das eindeutig belegbar sein.

Hintergrund: EuGH-Missbrauchsrechtsprechung und BFH-Linie

Die Entwicklung kommt nicht aus dem luftleeren Raum. Die maßgebliche Leitlinie ist:

• Wenn die materiell rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind, darf die Steuerbefreiung nicht allein wegen einzelner formeller Mängel versagt werden. Das ist die Richtung der EuGH-Rechtsprechung, der der BFH gefolgt ist (BFH vom 12.03.2020, V R 20/19). Gleichzeitig hat der BFH betont: Grundsatz bleibt der Ausfuhrnachweis durch Belege. Abweichungen sind nur in besonders begründeten Fällen möglich, wenn objektiv zweifelsfrei feststeht, dass die Ausfuhrvoraussetzungen vorliegen. Das ist die entscheidende Klammer: Formalien sind nicht alles, aber die Beweislast bleibt hoch.

 

Was ändert sich konkret durch das BMF-Schreiben vom 01.07.2025?

Das Schreiben konkretisiert die Verwaltungsauffassung (UStAE) zur Frage: Was, wenn kein Ausgangsvermerk oder Alternativ-Ausgangsvermerk vorliegt?

Anpassung in Abschn. 6.6 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStAE

Neu ist sinngemäß: Liegt kein Ausgangsvermerk oder Alternativ-Ausgangsvermerk vor, kann der Belegnachweis nach den weiteren Absätzen geführt werden. Praxiswirkung: Es gibt einen klaren „Einstieg“ in alternative Nachweise, statt eines faktischen Stopps.

 

Neufassung Abschn. 6.6 Abs. 6 UStAE: Anerkennung anderer geeigneter Belege

Wenn der Unternehmer die formellen Anforderungen nicht erfüllen kann, ist die Steuerbefreiung zu gewähren, wenn die materiell rechtlichen Voraussetzungen anhand objektiver Kriterien zweifelsfrei nachgewiesen werden.

Das BMF nennt ausdrücklich Fallgruppen, in denen ein Ausfuhrnachweis ohne Bestätigung der Grenzzollstelle oder Abgangsstelle durch geeignete Belege oder Ersatzbelege anerkannt wird:

1. 1. Ausfuhr von Gegenständen, bei denen ein Nachweis mit Zollbestätigung nicht möglich ist
3. 2. Ausfuhr über Kurier und Poststelle des Auswärtigen Amts oder über Transportmittel der Bundeswehr oder Stationierungstruppen
5. 3. Ausfuhr im Reiseverkehr bei Einkäufen im Sicherheits- oder Transitbereich deutscher Flughäfen
   1. a. Bis 1.000 Euro netto Verkaufspreis je Einzelware
   2. b. Über 1.000 Euro netto, wenn eine Zollbestätigung nicht möglich ist, insbesondere wenn die Zollverwaltung im jeweiligen Bereich nicht präsent ist

Praxiswirkung: Diese Beispiele sind Gold wert, weil sie typische Problemfälle sauber einsortieren.

 

Einführung Abschn. 6.6 Abs. 6a UStAE: Katalog an Ersatzbelegen

Neu ist eine konkrete Liste von Belegen, die als Ersatzbelege anerkannt werden können, insbesondere Bescheinigungen amtlicher Stellen der Bundesrepublik Deutschland.

Genannt werden unter anderem:

1. 1. Bescheinigungen des Auswärtigen Amts oder Bundesamts für Auswärtige Angelegenheiten einschließlich diplomatischer oder konsularischer Vertretungen im Bestimmungsland
2. 2. Bescheinigungen der Bundeswehr einschließlich stationierter Einheiten im Drittland
3. 3. Belege über Verzollung oder Einfuhrbesteuerung durch außergemeinschaftliche Zollstellen oder beglaubigte Abschriften
4. 4. Transportbelege der Stationierungstruppen, z. B. Militärfrachtbriefe
5. 5. Abwicklungsscheine

Zusatzhinweis mit Sprengkraft in der Praxis: Amtliche Stellen der Bundesrepublik Deutschland im Bestimmungsland können keine Ausfuhrbescheinigungen für Kraftfahrzeuge erteilen.

 

Zeitlicher Anwendungsbereich und Nichtbeanstandung bis 01.01.2026

Die neuen Vorgaben gelten für Ausfuhrlieferungen ab Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 01.07.2025.

Für Umsätze vor dem 01.01.2026 gilt eine Nichtbeanstandung, wenn sich der Unternehmer auf Unzumutbarkeit oder Unmöglichkeit der Nachweise nach der bisherigen Verwaltungsauffassung beruft und andere objektive Belege vorlegt.

Praxisübersetzung: Wer Altjahre aufräumt, bekommt eine Brücke, aber nur mit sauberer objektiver Dokumentation.

 

Praktische Umsetzung: So sichern Sie die Steuerfreiheit robust ab

Schritt 1: Transaktionsart sauber klassifizieren

Beförderungs- oder Versendungsfall entscheidet über die Systematik der Belege. Das ist kein Formalismus, das ist die Grundlage für eine prüfungssichere Dokumentation in der Buchhaltung. Im Idealfall scannen Sie die Belege zu Ihren Buchungssätzen.

Schritt 2: Standardprozess bleibt „Ausgangsvermerk first“

Wo immer möglich: Ausgangsvermerk oder Alternativ-Ausgangsvermerk beschaffen und archivieren. Das bleibt der stärkste Nachweis.

Schritt 3: Wenn der Standardnachweis fehlt: sofort „Ersatzspur“ legen

Dann braucht es zwei Dinge:

1. 1. Dokumentierte Begründung, warum der Standardnachweis nicht möglich war
2. 2. Objektive Belege, die die tatsächliche Ausfuhr zweifelsfrei tragen

Schritt 4: Buchnachweis nicht vergessen

In Prüfungen kippen Fälle häufig nicht wegen fehlender Ausfuhr, sondern wegen lückenhafter Buchführung. Buchnachweis ist nicht Beiwerk, sondern zweite Säule.

Fazit

Mehr Klarheit, weniger „Formalfalle“, aber hoher Qualitätsanspruch bleibt.

Das BMF-Schreiben vom 01.07.2025 ist ein echtes Praxis-Upgrade: Es anerkennt die Realität, dass formelle Nachweise nicht in jedem Fall sauber generiert werden können.

Die entscheidende Botschaft ist aber ebenso klar: Ohne objektiv zweifelsfreie Belege keine Steuerfreiheit.

Wer jetzt seine Prozesse so aufsetzt, dass im Ausnahmefall sofort belastbare Ersatzbelege gezogen werden, senkt Umsatzsteuerrisiken deutlich und gewinnt in Betriebsprüfungen spürbar an Ruhe.

Wenn Sie Ihre Ausfuhrlieferungen in Drittländer, wie die Schweiz, künftig prüfungssicher und ohne Umsatzsteuer-Risiken abwickeln möchten, melden Sie sich gerne bei uns.