Vorsteuervergütungsverfahren in der EU

Vorsteuervergütungsverfahren in der EU

Antragsfrist für 2024 endet am 30. September 2025

1. Warum ist das wichtig?

Viele kleine und mittelständische Unternehmen agieren heute grenzüberschreitend innerhalb der EU – etwa im Bereich IT, Engineering, Messeauftritte, Transport oder Eventproduktionen. Dabei ist häufig keine Umsatzsteuer-Registrierung im Ausland nötig. Das klingt praktisch, hat aber einen Nachteil: Vorsteuer im Ausland kann nicht über die deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht werden.

Lösung: Das EU-weite Vorsteuervergütungsverfahren über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). So können Vorsteuerbeträge trotz fehlender Registrierung im Ausland erstattet werden.

2. So funktioniert der Antrag beim BZSt

1. Antragsweg: Elektronisch über das BZStOnline‑Portal (BOP). Papierform ist nicht zulässig.

2. Mindestbetrag: Jahresantrag – mindestens 50 € pro EU‑Vergütungsstaat.

3. Frist: Antrag für Rechnungen aus dem Jahr 2024 muss spätestens bis zum 30. September 2025 gestellt werden – es handelt sich um eine Ausschlussfrist.

4. Bearbeitung: BZSt prüft innerhalb von 15 Tagen, ob:

• – der Antragsteller vorsteuerabzugsberechtigt ist,
• – die angegebene Steuernummer oder USt‑IdNr. korrekt zugeordnet werden kann.
• – Danach erfolgt die Weiterleitung an den jeweiligen Erstattungsstaat.
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• 5. Absage beim BZSt: Wenn der Antragsteller in dem Vergütungsstaat nicht steuerlich registriert war, Kleinunternehmer war (§ 19 UStG), landwirtschaftlich pauschal besteuert wurde oder nur umsatzsteuerfreie Leistungen erbrachte – dann wird der Antrag abgelehnt und es erfolgt ein Bescheid.
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Tipp: Melden Sie sich rechtzeitig im BOP an. Erstmalige Registrierung braucht Zeit – warte nicht bis zur letzten Minute! Rückfragen oder formale Mängel können fristgerecht sonst nicht mehr beantwortet werden. Gerne können wir auch diese Tätigkeit für Sie übernehmen.

3. Drittstaaten – andere Regeln, andere Frist

1. Für Länder außerhalb der EU (z. B. Schweiz, UK seit Brexit), läuft das Vergütungsverfahren schriftlich direkt im jeweiligen Land – nicht über das BZSt.

2. Frist: bis 30. Juni des Folgejahres – also für 2024: Frist war der 30. Juni 2025.

3. Achtung UK: Seit 2021 Drittland. Für Vergütungen gilt ein spezieller Zeitraum vom 1. Juli – 30. Juni, mit abweichenden Deadlines (z. B. 31. Dezember).

4. Wer profitiert besonders?

• – Beratung / IT / Engineering mit Vor-Ort-Einsätzen → Hotel, Verpflegung, Taxi/ÖPNV, Geräte-Miete, kleinere Zukäufe.
  – Montage, Inbetriebnahme, Wartung beim Kunden (ohne lokale Betriebsstätte) → Werkzeug, Kraftstoff, lokale Subunternehmer, Unterkunft, Maut.
  – Spedition, grenzüberschreitender Verkehr → Kraftstoff, Maut, Reifen, Reparaturen.
  – Messe- und Aussteller-Teilnahmen (ohne Ticketverkauf vor Ort) → Standmiete, Strom, Internet, Auf-/Abbau, Bewirtung, Hotel.
  – Schulungen/Trainings vor Ort beim Kunden → Raummiete, Technik, Hotel, Anreise.
  
  Wichtiger Hinweis: Die Erstattungsfähigkeit hängt davon ab, was im jeweiligen Mitgliedstaat tat­säch­lich abzugsfähig ist. Beispiel: Pkw-Kraftstoff ist in bestimmten Ländern (z. B. Dänemark) komplett ausgeschlossen oder nur anteilig erstattbar (z. B. Belgien 50 %, Italien 40 %, Polen 50 %, Frankreich 80 %). Regelungen können sich jährlich ändern – Detailprüfung ist Pflicht.
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5. Einschränkungen beim Verfahren

– Kein Verfahren, wenn im Erstattungsstaat eine umsatzsteuerliche Registrierung erfolgte.

– Eintrittsgeschäfte wie Ticketverkauf auf Seminaren lösen unter Umständen eine Registrierungspflicht aus – in diesem Fall ist das Verfahren nicht möglich. Erstattung erfolgt stattdessen über normale 

– Umsatzsteuererklärung im Zielstaat.

Auch in der Schweiz gibt es dieses Verfahren für ausländische Unternehmen. Sie können sich in der Schweiz bezahlte Mehrwertsteuer auf geschäftliche Eingangsleistungen vergüten lassen, wenn sie in der Schweiz keinen Sitz haben, dort nicht mehrwertsteuerpflichtig sind und keine eigenen steuerbaren Umsätze erzielen. Typische vergütungsfähige Aufwendungen sind Reisespesen wie Hotelkosten und geschäftliche Verpflegung, Messegebühren und Standkosten sowie in der Schweiz bezogene Dienstleistungen und Schulungen. Maßgeblich ist, dass die Ausgaben unternehmerisch veranlasst sind und die Mehrwertsteuer korrekt in Rechnung gestellt wurde.

Der Antrag ist jährlich zu stellen und muss spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung mit dem entsprechenden Formularen eingehen. Der Mindestvergütungsbetrag beträgt CHF 500. Zudem ist eine Vertretung in der Schweiz zu benennen. Die Belege müssen Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig ausweisen. Reine Kassenzettel ohne saubere Empfängerangaben sind in der Praxis regelmäßig nicht erstattungsfähig.

7. Fazit

Das Vorsteuervergütungsverfahren ist ein effektives Mittel, um Vorsteuern im EU-Ausland und der Schweiz trotz fehlender Registrierung zurückzuholen.